ARCHIVO MUNICIPAL TRABAJA EN EL EXPURGO, ESTABILIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE GENERA LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

25 febrero, 2020

SE CLASIFICA EN UN NUEVO INVENTARIO POR EXPEDIENTES EN BASE A LOS NUEVOS LINEAMIENTOS DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS.

Debido a la importancia de mantener en óptimas condiciones el archivo municipal que se genera por las diferentes áreas administrativas del Administración Pública Municipal del H.

Ayuntamiento de Matehuala, el departamento encargado de su resguardo, trabaja actualmente en la estabilización de los expedientes.

El Ing. Edgar Eduardo Moreno Maldonado, Coordinador de Archivo Municipal, señalo que para dar cumplimiento a la nueva Ley General de Archivos, la cual entro en vigor en junio de 2019, se señala que se deberá contar con un inventario por expediente, el cual se está realizando en base a los tres momentos del ciclo vital de los expedientes, como lo es, archivo en trámite, en concentración y archivo histórico.

El archivo en trámite es el que genera cada uno de los departamentos administrativos los cuales hace llegar al departamento de Archivo Municipal cada mes, informando los expedientes que generan, esto a través de un inventario de archivo en trámite.

El archivo de concentración corresponde a los documentos que cumplieron su vigencia en trámite o bien que ya no son de uso cotidiano para las unidades administrativas, por lo que son transferidos a concentración, resguardándolos durante un periodo de 10 años de acuerdo al reglamento de Archivo Municipal, para que estos puedan estar organizados para su futura consulta, luego que hayan cumplido su vigencia se realiza una valoración del acervo documental para rescatar archivos que se puedan considerar como históricos.

Esta tarea es la que mayormente se está realizando, ya que a través del expurgo se identifica documentación que no debe estar en concentración o que ya cumplió su vigencia, así como la estabilización para evitar que diversos materiales puedan dañar el acervo documental y así organizar el archivo municipal en un nuevo inventario el cual se restructura según la clasificación de cada uno de los archivos de acuerdo a los instrumentos archivísticos como los son, el cuadro de clasificación y el catálogo de disposición documental.

Para esto la Coordinación de Archivo Municipal supervisa el flujo de información que genera cada departamento de la administración municipal para dar cumplimiento a la normativa vigente, ya que la Ley General de Archivos, obliga los entes públicos contar con un archivo mejor organizado, por lo que se trabaja en el expurgo, estabilización y organización del archivo municipal.

Esto garantiza que exista una mejor organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que se poseen en este departamento.

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